Scannen mit dem iPad oder iPhone: So geht´s

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Beitrag auf meinem Blog,

gerade erst am vergangenen Wochenende bat mich ein Bekannter, ihm dabei zu helfen, Dokumente mit dem iPad zu scannen damit er diese via Mail verschicken könne. Das ist ja nun seit iOS 11 ohne große Umwege möglich und trotzdem habe ich noch keinen entsprechenden Artikel darüber geschrieben. Dies hole ich hier nun nach, versprochen.

Scannen mit Bordmitteln

Seit iOS 11 und macOS Mojave hat Apple das Einscannen von Dokumenten stark vereinfacht und liefert die entsprechende Funktionen in der jeweiligen Software aus. Wir konzentrieren uns hier aber auf das iPad und das iPhone, dementsprechend also iOS und iPadOS. Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass die Scanfunktion von Apple mit iOS 13 noch einmal stark überarbeitet und erst jetzt wirklich praxistauglich gemacht hat.

Das Scannen selbst ist denkbar einfach. Ihr müsst dazu lediglich die Notizen-App öffnen und dort auf das Symbol für eine neue Notiz klicken. Anschließend geht Ihr auf das Kamera-Icon oberhalb der Tastatur, neben dem Symbol für die Aktivierung des Apple Pencil, und wählt anschließend die Option „Dokumente scannen“ aus.

Nun startet iOS 13 den Automatik-Abfotografiermodus für Papiervorlagen. Haltet die iPhone-Kamera so ruhig wie möglich über dem Blatt Papier/dem Dokument. Der Scanner erfasst die Vorlage und löst aus.

Nun könnt Ihr weitere Seiten einscannen oder den Scan noch nachträglich beschneiden. Dann geht Ihr auf „Scan behalten“ und anschließend auf „Sichern“. Anschließend solltet Ihr das gescannte Dokument noch mit einem passenden Namen versehen, bei vielen Scans behält man so besser die Übersicht.

Geheimtipp – erzeugt den Scan gleich als PDF

Das Scannen via Notizen ist ganz nett wenn man noch etwas in eine Notiz einfügen muss. Will man jedoch daraus ein PDF kreieren, geht das nur über Umwege – was in meinen Augen aber in 99% der Fälle ja der Sinn eines Scans ist.

Doch mit einem Trick geht das ganz leicht und viel schneller. Ihr öffnet einfach die Dateien-App auf dem iPhone oder iPad. Anschließend tippt Ihr auf den Reiter „Durchsuchen“ und anschließend auf die drei Punkte im Kreis.

Es öffnet sich ein Dropdown-Menü und dort wählt Ihr gleich den ersten Menüpunkt „Dokumente scannen“ aus.

Die Kamera öffnet sich, das Dokument einfach ausrichten, auslösen, zuschneiden und auf „Sichern“ klicken. Der Clou hierbei ist, dass in dieser Variante der Scan von vornherein automatisch als PDF erzeugt wird.

Scannen mit Apps

Die Bordwerkzeuge zum Scannen sind auf jeden Fall hilfreich und in den meisten Fällen auch ausreichend. Trotzdem gibt es nach wie vor eine Menge Scanner-Apps. von denen Einige immer noch ihre Daseinsberechtigung haben.

Eine dieser Apps ist tatsächlich Outlook für iOS von Microsoft. Hier erstellt man lediglich eine neue Mail und navigiert auf der eingeblendeten Tastatur zum Dokumenten- und Kamerasymbol. Über Letzteres lässt sich die Kamera öffnen, das Dokument einscannen und zugleich verschicken – ohne Umwege.

Persönlich nutze ich zudem nach wie vor GeniusScan in der kostenpflichtigen Plusversion. Die Funktion zum Beschneiden der Scans finde ich hier einfach noch etwas präziser. Außerdem finde ich hier das Umbenennen und Taggen der Scans noch etwas übersichtlicher.

Das muss aber jeder für sich entscheiden nur tut mir bitte einen Gefallen: Finger weg von Scanner-Apps die im Abo laufen. Das ist nun wirklich rausgeschmissenes Geld und in den meisten Fällen sind ausgerechnet die Leute, die hier ein Abo laufen haben, diejenigen, die am wenigsten irgendwelche Dokumente mit ihrem iPhone/iPad scannen.

Zum Abschluss noch ein Praxistipp

Das iPhone/ das iPad lassen sich übrigens auch hervorragend am heimischen MacBook oder iMac als Scanner beim Erstellen von Dokumenten mit Pages, Numbers oder Keynote nutzen. Ihr öffnet einfach eines der Programme (im nachfolgenden Beispiel Pages) tippt euren Text ein und wenn Ihr nun ein Dokument oder eine Grafik als Scan einfügen wollt, müsst Ihr nur Folgendes tun:

Ihr navigiert in die Symbolleiste und navigiert dort zum Reiter „Medien“ und klickt anschließend darauf.

Es öffnet sich ein Dropdown-Menü wo unter dem Namen eures iPhones (oder iPad) die Menüeinträge „Foto aufnehmen“, „Dokumente scannen“ oder „Zeichnung einfügen“ angezeigt werden sollten.

Da wir in unserem Beispiel ein Scan einfügen wollen, klickt Ihr auf den Menüpunkt „Dokumente scannen“. Anschließend nehmt Ihr das ausgewählte Device in die Hand, die Kamera zum Scannen startet automatisch. Das Dokument einscannen, gegebenenfalls zuschneiden und auf „sichern“ tippen – und der Scan ist automatisch im Pages-Dokument.

Damit dieses Feature von Handoff und Continuity auch klappt sind natürlich ein paar Dinge wichtig: Auf dem Mac muss macOS Mojave oder höher installiert sein, das iPhone/iPad müssen mit iOS 12 oder höher laufen. Zudem müssen beide Geräte mit derselben Apple ID angemeldet sein. Diese muss zudem mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert sein. Last but not least müssen sowohl auf dem Mac als auch auf dem iDevice WLAN und Bluetooth aktiviert sein.

Update: 

Den Weg zum Scannen eines Dokuments, denn ich mit dem Beispiel von Pages beschrieben habe, lässt sich auch mittels Finder unter macOS Catalina durchführen – hierzu gab es einige Anmerkungen, dass ich dies doch bitte nachpflegen möchte. Hierzu ruft Ihr den Finder auf und klickt in der Menüleiste des Finder-Fenster auf das Zahnrad

Damit blendet Ihr ein Dropdown-Menü ein:

Hier müsst Ihr mit dem Cursor auf den Reiter „Von iPhone oder iPad importieren“, was etwas verwirrend sein kann. Dort öffnet sich ein Seitenmenü und Ihr könnt auf „Dokumente scannen“ klicken.

Anschließend startet der Kamera-Scan des iPhone und Ihr könnt den bereits gewohnten Arbeitsweg gehen. Dieser Schritt wurde nicht vergessen, die Erfahrung zeigt jedoch, dass weit über 95% der Scans über ein iDevice initiiert werden. Ich hoffe sehr, dass euch diese Tipps im Home Office weiterhelfen und Euch effizienter arbeiten lassen.

Macht´s gut und bis zum nächsten Mal hier auf dem appletechnikblog, Euer Patrick a.k.a. Meister des Apfels