Dokumente am Mac unterschreiben

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Beitrag auf meinem Blog,

heute zeige ich Euch hier wieder mal etwas aus meiner „Trickkiste“ wie Ihr den Weg in ein papierloses Büro meistern könnt. Das habe ich doch arg vernachlässigt; und nachdem ich nun gerade einen Stapel PDF’s am Mac abgearbeitet habe; dachte ich mir, hier kann ich doch mal wieder einen Mehrwert bieten.

Tool ist schon an Board

Wie viele von Euch wissen, liefert Apple ja mit jedem Mac ein durchaus vernünftiges PDF-Bearbeitungstool namens „Vorschau“ aus; und das kann nämlich mehr als nur schnöde eine PDF anzeigen. Viele von Euch wissen gar nicht, dass Vorschau einem im Büroalltag eine Menge Arbeit zwecks Unterschrift abnehmen kann.

Heute soll es konkret darum gehen, dass Ihr ein Dokument, welches Ihr als PDF bekommt, direkt am Mac unterschreiben könnt. Ein Feature was nicht nur praktisch sondern im Alltag auch ziemlich nützlich, ressourcenschonend und zeitsparend ist. Persönlich kenne ich viele User mit einem Mac, die in so einem Fall das Dokument ausdrucken, es unterschreiben um es im Anschluss dann wieder mühselig einzuscannen. Mit diesem Beitrag spart Ihr euch in Zukunft diese Zeit-, Papier- und Materialverschwendung.

Die benötigten Materialen

Alles was Ihr dazu benötigt, ist ein weisses Blatt Papier, ein Kugelschreiber (möglichst in schwarz) und einen Mac mit integrierter Kamera (am Mac Mini müsst Ihr eine externe Kamera anschließen). Zunächst einmal zieht Ihr mit Bleistift eine ganz feine, fast unsichtbare Linie auf dem weißen Blatt Papier damit die Unterschrift auch gerade wird. Nun mithilfe des Kugelschreibers Eure Unterschrift niederschreiben.

Ihr könnt auch grundsätzlich den Finger und das integrierte Trackpad (bei den MacBook`s) nehmen; erfahrungsgemäß ist das nicht nur schwieriger sondern führt auch zu schlechteren Ergebnissen!

Achtung: Ihr solltet beim Unterschreiben fest aufdrücken (gegebenenfalls etwas fester als gewöhnlich) und in einem Schwung durchschreiben. Andernfalls kann die Linienführung nach dem Einscannen Unterbrechungen aufweisen und eure Unterschrift sieht wie bei einer schlechten Fotokopie aus.

Nun öffnet Ihr das gewünschte PDF in Vorschau (was bei jedem Mac die Werkseinstellung darstellt) und navigiert mit der Maus zur oberen Menüleiste im Programmfenster (das ist quasi der Rechtsklick am Mac). Dort wählt Ihr den Reiter „Werkzeuge“ aus und es öffnet sich ein sogenanntes Drop-Down Menü.

In dem nun angezeigten Menü navigiert Ihr zu dem Menüpunkt „Anmerken“ und scrollt mit dem Cursor zu dem rechts neu angezeigten Menüfenster um dort am unteren Ende „Signatur“ auszuwählen. Dort steht normalerweise „Unterschrift hinzufügen“; da ich schon mehrere Unterschriften „eingescannt“ habe steht bei mir „Unterschriften verwalten„

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Dort drauf klicken und es öffnet sich ein neues Fenster. Ab Werk ist immer das Trackpad ausgewählt, was aber durch die Voraussetzung, die Unterschrift mithilfe des Fingers nachzuzeichnen, erfahrungsgemäß, wie oben bereits umrissen, zu deutlich schlechteren Ergebnissen führt. Besser die Kamera auswählen. Bitte nicht von der eingeblendeten Linie in der Kamera irritieren lassen. Nun nehmt Ihr das Blatt, auf dem Ihr zu Beginn die Unterschrift niedergeschrieben habt, und haltet es vor die Kamera. Die Linie hilft Euch dabei, die Unterschrift richtig zu positionieren und den richtigen Abstand für das optimale Größenverhältnis auszuwählen (Keine Sorge, die eingescannte Unterschrift kann später in der PDF wie eine eingefügte Markierung aufscaliert oder wieder verkleinert werden) und bestätigt abschließend den Vorgang.

Nun ist eure Unterschrift eingescannt. Abschließend die gewünschte PDF auswählen und über die Menüleiste „Werkzeuge“ >> „Anmerken“ >> „Signatur“ Eure Signatur auswählen und anklicken. Die Unterschrift erscheint automatisch als Textfeld in der PDF und Ihr könnt diese nun (wenn die Unterschrift größer sein soll) mithilfe der Maus größer skalieren und an exakt die gewünschte Position platzieren.

Solltet Ihr eine PDF mit mehreren Seiten haben; müsst Ihr auf der linken Navigationsleiste die entsprechende Seite auswählen und dann entsprechend die Unterschrift einpflegen. Denn leider lässt sich das Unterschriftenfeld nicht von einer Seite zur nächsten Seite verschieben; was aber nur eine Kleinigkeit darstellt.

Geht nun auch via iPhone und iPad

Apple hat den Prozess überarbeitet und optimiert. Wenn man nämlich ein iPhone oder ein iPad hat, muss man die Unterschrift nicht mehr mit einem Blatt Papier einscannen, was sehr praktisch ist. Als Voraussetzung sei hier aber erwähnt, dass Mac, iPad/iPhone mit der identischen Apple ID angemeldet und sich im selben Netzwerk befinden müssen. Ist das nicht der Fall, funktioniert dieser Tipp leider nichtIhr öffnet Vorschau und navigiert via Menüleiste über die Reiter „Werkzeuge“ >> „Anmerken“ >> „Signaturen“ >> „Signaturen verwalten“ zu „Signaturen hinzufügen“ und wählt dort statt der Kamera nun den Reiter „iPad oder iPhone“ aus.

Anschließend navigiert Ihr in der Mitte auf „Gerät auswählen“ und sucht dort das gewünschte Gerät aus, in meinem Fall ist es mein iPad Pro:

Anschließend öffnet sich auf dem ausgewählten iPad ein klassisches Unterschriftenfeld in Schwarz mitsamt Linie, auf der Ihr schlicht unterschreibt. Diese wird anschließend auf dem Mac eingeblendet, wie man den nachfolgenden Screenshots entnehmen kann:

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Abschließend klickt Ihr auf „Fertig“ und beendet den Prozess. Die Unterschrift ist gespeichert und kann nun, wie oben beschrieben, dem PDF hinzugefügt werden. Alles in Allem habe ich mit einem einmaligen Zeitaufwand von knapp fünf bis zehn Minuten meine Effizienz am Mac enorm gesteigert und kann somit in Zukunft einfach schneller und produktiver arbeiten; gerade auch im Office-Bereich. Zum Abschluss das PDF-Dokument abspeichern oder gegebenenfalls via Email versenden. Et Voila, so einfach lassen sich am Mac PDF´s rechtskräftig machen.

Diese kleinen Dinge sind es, die den Mac so besonders machen und den alltäglichen Workflow so unheimlich steigern. Das war es von meiner Seite diesbezüglich. Schreibt mir doch in den Kommentaren, ob und wie Euch dieser Kniff unterstützt.

Macht´s gut und bis zum nächsten Mal hier auf dem appletechnikblog, euer Patrick a.k.a. Meister des Apfels