Ein paar PowerPoint-Tricks die nicht Jeder kennt

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Beitrag auf meinem Blog,

Ihr habt die Überschrift richtig gelesen, es geht heute tatsächlich um PowerPoint. Nun werden Einige sagen, das ist ja Microsoft Office. Richtig, Ihr habt aufgepasst und bekommt ein Fleiß-Sternchen. Spass beiseite, wir haben immer noch Home Office und im Homeschooling scheint es immer noch Tücken zu geben. Da dachte ich mir, so ein kleines Tutorial wäre mal ganz schick. Dazu konnte ich den Kollegen Armin vom hardware-blog gewinnen, der Euch hier ein paar Tipps und Tricks verrät

Ein Word-Dokument in eine Präsentation umwandeln

Wusstet Ihr, dass Ihr aus einem Microsoft Word-Dokument automatisch eine PowerPoint-Präsentation erstellen könnt? Um Word-Dokumente in PowerPoint-Folien zu übertragen, verwendet PowerPoint die Überschriftenformate aus der jeweiligen Word-Datei. So wird z. B. jeder Absatz, der mit dem Stil „Überschrift 1“ formatiert wurde, zum Titel einer neuen Folie, jede Überschrift 2 wird zur ersten Textebene und so weiter.

Zum Erstellen einer Präsentation aus einem vorhandenen Word-Dokument, klickt man auf „Einfügen“ >> „Neue Folie“ >> „Folien aus Gliederung erstellen“. Wählt dann die entsprechende Worddatei aus und bestätigt mit OK.

Man kann eine Konvertierung nach PowerPoint aber auch direkt aus Microsoft Word heraus anstoßen. Hierzu klickt man in Word im Menü „Datei“ auf „Senden an“ und dann auf „Microsoft PowerPoint“. Wenn Ihr diese Option in Word nicht findet, müsst Ihr die Funktion „An PowerPoint senden“ lediglich manuell über „Datei“ >> „Optionen“ zu Eurer Schnellzugriffleiste hinzufügen. Beachtet, dass Ihr unter „Befehle auswählen“ den Punkt „Alle Befehle“ eingestellt habt. Sonst findet Ihr die Funktion nicht.

Ein Video auf mehreren Folien abspielen

Da die Adressaten Eurer Präsentation oft nur wenig Zeit und eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne haben, ist es schwierig, eine große Menge an Informationen zu vermitteln. Ein gut platziertes Video kann helfen, dass Eure Folien das Publikum fesseln.

Ein häufiges Problem, auf welches man dabei stößt, ist, dass der Inhalt eines Videos sich über mehrere Folien erstreckt. Das erschwert die Synchronisierung zwischen der Präsentation und dem Video. Es gibt allerdings eine einfache Lösung, um das Video in den Animationseinstellungen von PowerPoint so zu modifizieren, so dass man den Film auf mehreren Folien abspielen kann.

Fügt dazu Euer Video in eine Folie ein. Wählt dann das Video aus und klickt auf das Animationsband, um in den Animationsbereich zu gelangen. Ordnet auf der Registerkarte „Animation“ das Video mit den anderen Elementen der Folie an (vor oder nach dem Text, Startpunkt usw.).

Klickt dann im Animationsbedienfeld auf den Einblenden-Pfeil neben dem Video und ruft die Effektoption auf.

Auf der Registerkarte „Effekte“ seht Ihr nun den Punkt „Wiedergabe beenden“. Standardmäßig ist „Nach der aktuellen Folie“ ausgewählt.

Ändert diese Option auf „Nach“ und wählt die Anzahl der Folien, über die das Video abgespielt werden soll

Geometrische Formen zusammenführen

n PowerPoint können Formen mit pfiffigen Effekten zu einem einzigen Formobjekt zusammengeführt werden. Fügt dazu zwei oder mehr Formen in eine Folie ein, so dass sie sich überlappen und markiert die Formen. Klickt dann im Reiter „Format“ auf „Formen zusammenführen“ und wählt einen Effekt aus.

  • „Vereinigen“ verbindet ganz einfach die Formen zu einer Form.
  • „Kombinieren“ ähnelt dem „Vereinigen“, aber man erhält einen Leerraum, in dem sich die Formen überlappen.
  • In Einzelmengen zerlegen“ fügt die Objekte zusammen, erzeugt aber eine separate Form für den Überlappungsbereich der zusammengefügten Formen.
  • „Schnittpunkt“ entfernt alles außer dem Überlappungsbereich.
  • „Subtrahieren“ entfernt von einer Form alles, was von einer anderen Form abgedeckt wird.

Schriftarten einbetten

Schriftarten sind ein wichtiger Bestandteil eines Präsentationsdesigns. Viele Experimente sind der Ansicht, dass passende Schriftarten eine Botschaft vertrauenswürdiger und ansprechender machen.

Allerdings kann es vorkommen, dass man einen Foliensatz mit Leuten teilt, die auf Ihrem Rechner nicht alle in der Präsentation verwendeten Schriften installiert haben. PowerPoint greift dann einfach auf eine der Standard-Schriftarten, wie Arial oder Times New Roman zurück. Dadurch kommt die eigentliche Schriftart nicht zum tragen und das Design wird völlig durcheinandergebracht.

Um dies zu vermeiden, klickt man einfach auf „Datei“ >> „Optionen“, öffnet das Menü „Speichern“ und aktiviert dort die Option „Schriftarten in Datei einbetten“.

Die Dateigröße verringern

Das ist eines der häufigsten Probleme bei Präsentationen: Man hat interessante Inhalte mit einem ansprechenden Design erstellt. Aber dann merkt man, dass die Datei-Größe der Präsentation geradezu explodiert ist, so dass sie sich für den E-Mail-Versand nicht mehr eignet. Keine Sorge, es gibt eine simple Lösung für dieses Problem.

Dazu solltet Ihr als Erstes alle Bilder komprimieren. Diese beanspruchen oft den meisten Speicherplatz. Klickt dazu auf ein Bild und geht dann auf „Format“ >> „Bild komprimieren“. Man hat die Möglichkeit, nur das angewählte Bild zu komprimieren oder man kann die Option „Nur auf dieses Bild anwenden“ deaktivieren. So werden alle Bilder in der Präsentation komprimiert.

Falls man die Bilder zu einem späteren Zeitpunkt noch überarbeiten möchte, kann man auch das Häkchen bei der Option „Zugeschnittene Bildbereiche löschen“ entfernen. Soll die Präsentation auf einem Projektor zu verwendet werden, ist es ratsam, unter „Auflösung“ den Punkt „Web (150dpi)“ auszuwählen. Wenn der Foliensatz per E-Mail versenden wird, eignet sich eine Komprimierung auf 96dpi.

Eine Präsentation in ein Video konvertieren

Aktuelle Statistiken belegen, dass Videoinhalte nicht nur effektiv, sondern auch begehrt sind. Wusstet Ihr, dass auf Facebook rund 8 Milliarden Videos pro Tag angesehen werden? Warum nicht eine großartige Präsentation in ein ansprechendes Video umwandeln und mit einem schönen Soundtrack versehen?

Das Ganze dauert nur ein paar Sekunden. Ihr müsst lediglich auf „Datei“ >> „Exportieren“ >> „Video erstellen“ klicken. Achtet darauf, dass Ihr für jede Folie das richtige Tempo wählt, sonst erhält man ein Video, in welchem die Folien zu schnell oder zu langsam abgespielt werden.

Wir hoffen, dass Euch die hier genannten Tipps etwas weiterhelfen und freuen uns auf Euer Feedback. Den Kollegen Armin vom hardware-blog.de habe ich Euch natürlich entsprechend verlinkt.

Macht`s gut und bis zum nächsten mal hier auf dem appletechnikblog, Euer Patrick a.k.a. Meister des Apfels

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